Los programas de facturación son una herramienta imprescindible al día de hoy. Para quien todavía no este enterado qué es, un sistema de facturación es un software con el cual los emprendedores, autónomos, monotributistas y las pequeñas y medianas empresas (pymes) llevan a cabo la gestión y el control de sus facturas electrónicas de manera simple y eficaz.
Sistemas de facturación gratuitos y de pago
A continuación te mostraremos un cuadro con diferentes programas de facturación electrónica. La mayoría son de pago, pero en general tienen su versión o plan gratuito. También puede suceder que otorguen un periodo de prueba gratis.
Además del precio o si tienen o no versión gratuita, te damos algunos otros detalles de cada software de facturación, como por ejemplo si se alojan en la nube o se deben descargar, en qué países están disponibles y cómo es el servicio o soporte técnico.
Sistemas de facturación electrónica: características elementales a considerar
A la hora de elegir un programa de facturación debes optar por aquel que mejor se adapte a tus necesidades. Si no conoces mucho del tema, puede ocurrir que ni siquiera estés al tanto de los aspectos principales a los cuales debas tener en consideración. Para ello hemos realizado un pequeño resumen con aquellas particularidades a las que conviene que les prestes atención:
Proveedor autorizado
Lo primero y principal que tienes que tener en cuenta para seleccionar un programa de facturación es que este avalado por la autoridad correspondiente en cada país. Por ejemplo si estás en México tendrías que chequear si el software en cuestión está avalado por el SAT, en España quien se encarga del asunto es la Administración General del Estado, y así según el país en el que tributes.
Parece una tontería, pero es el punto más importante ya que podría traerte problemas muy serios si no lo corroboras.
¿Es un sistema de facturación en línea o de instalación?
Cuando es de instalación significa que deberás instalar el software en tu computadora, con lo cual los datos también se almacenarán allí. Tener todo bajo tu poder es un arma de doble filo, ya que todo lo relacionado al almacenamiento, copias de seguridad, actualizaciones y demás, queda bajo tu exclusiva responsabilidad.
Cuando el programa de facturación es online, es decir que está en la nube, no tienes que almacenar todos los datos, ya que estos están en servidores externos. A su vez, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo y no únicamente desde el ordenador donde tengas instalado el software, en caso que sea instalable.
Licencias y usuarios
Un punto importante a considerar es la cantidad de dispositivos desde donde se pueda utilizar el software. En general los programas de facturación online te permiten conectarte desde cualquier dispositivo, mientras que en otros debes comprar la licencia para cada dispositivo.
Lo mismo sucede con la cantidad de usuarios que pueden conectarse para trabajar al mismo tiempo. Dependiendo el sistema de facturación que elijas el acceso estará limitado a una conexión o no, tal vez deberás pagar un costo extra por cada conexión. Es un detalle no menor que deberás considerar cuando te decidas por un programa u otro.
Servicio técnico adecuado
Siempre pueden surgir problemas, por ello es necesario verificar antes de contratar un sistema de facturación electrónica que este cuenta con soporte técnico. Además debes controlar cuáles son los medios por los cuales los puedes contactar en caso de tener problemas, y si son canales que tu sueles usar.
Presta mucha atención ya que en algunas empresas ofrecen este servicio con pago aparte!
Si bien no está directamente relacionado con el soporte técnico, otra cosa que no puedes dejar pasar son los tutoriales para aprender a usar el software de facturación. Es importante que existan, ya sea un paso a paso escrito o en video, para que puedas entender a fondo como es que funciona es sistema de facturación que te ofrecen.
Otros detalles para considerar
Intenta asegurarte que tiene una interfaz clara, sencilla, intuitiva, amigable. La idea no es perder tiempo en capacitaciones.
Revisa que no tenga cargos ocultos ni servicios o costos extras, o en caso de ser así, saberlo de antemano.
Ten presente que las reformas fiscales no deberían causarte ningún cargo extra, cualquier programa de facturación debería siempre estar vigente.
3 Ventajas de las facturas electrónicas
En un mundo que avanza a pasos agigantados con respecto a la tecnología, la factura tradicional ha quedado prácticamente obsoleta. Hoy en día, muchos países exigen que todo aquel que tributa, emita facturas electrónicas y no tradicionales. Esto tiene mucho sentido si analizamos los siguientes 3 puntos:
- Mayor seguridad: al realizarse en formato digital está exenta de perderse, dañarse o ser modificada, cualquier modificación realizada después de su creación invalida la factura. Si se realiza en papel es pasible de ser copiada, no así cuando está hecha digitalmente.
- Ahorro: Ya sea de tiempo y/o de dinero. Preparar las facturas, enviarlas, archivarlas, etc. no es solo un gasto de dinero, lo es también de tiempo. Además de no tener que disponer de un espacio físico donde guardarlas, y ni mencionar el problema que representaría una posible pérdida de alguna de ellas.
- Optimización: El hecho de gestionar todo el proceso desde el principio hasta el final, todo en el mismo momento, o poder controlar en qué estado se encuentra, e incluso poder encontrar una factura en particular en cuestión de segundo y no tener que revisar todo un archivo, es una buena forma de optimizar cada proceso.